Managementul evidenţei patrimoniului cultural mobil

Evidenţa patrimoniului cultural este o activitate prioritară pentru cunoaşterea, protejarea şi punerea în valoare a patrimoniului cultural. Ea se realizează la nivel instituţional, teritorial şi central. În cadrul activităţii de evidenţă, responsabilităţile revin astfel:

• la nivel instituţional, deţinătorii de bunuri culturale specializaţi au obligaţia de a întocmi evidenţa bunurilor culturale din colecţiile lor (conform art. 13 alin. 1 din legea nr. 182/2000).
• la nivel teritorial, direcţiile judeţene pentru cultură, culte şi patrimoniul cultural naţional au obligaţia să întocmească evidenţa bunurilor culturale susceptibile de clasare aflate la deţinători nespecializaţi (culte, unităţi de învăţământ, societăţi comerciale şi altele) (art. 55 alin. 3 din legea nr. 182/2000).
• la nivel naţional, CIMEC - Institutul de Memorie Culturală centralizează evidenţa bunurilor culturale mobile clasate (art. 58 din legea 182/2000) şi a siturilor arheologice din Repertoriul Arheologic Naţional, iar Institutul Naţional al Monumentelor Istorice (INMI) evidenţa monumentelor istorice (art. 29 din legea nr. 422/2001).

Obiectivele majore ale activităţii de evidenţă a patrimoniului sunt:

• Fiecare bun cultural să fie inventariat, să aibă o fişă analitică de evidenţă şi una sau mai multe imagini relevante (fotografii, desene, relevee, planuri).
• Fişele analitice de evidenţă să fie organizate într-un fişier, astfel încât să fie uşor accesibile.
• Evidenţa să fie informatizată (fişele analitice de evidenţă să fie introduse într-o bază de date, iar imaginile digitizate prin scanare sau fotografiere digitală).
• Să existe minimum două copii de siguranţă pentru toate documentele de evidenţă (inventare, fişe, baze de date, imagini), păstrate în locaţii diferite.

Conform legii nr. 182/2000, bunurile culturale mobile de valoare excepţională se clasează în Patrimoniul Cultural Naţional, care are un regim juridic special, iar statul asigură protejarea acestora.

Clasarea are ca prim efect înscrierea în Inventarul Patrimoniului Cultural Naţional. Acest inventar se întocmeşte — pe baza ordinelor de clasare — de către direcţia de specialitate din cadrul Ministerului Culturii şi Cultelor, iar centralizarea, evidenţa informatizată şi administrarea documentelor care au stat la baza întocmirii inventarelor se efectuează de către CIMEC - Institutul de Memorie Culturală.

Managementul activităţii de evidenţă include:

• Analiza situaţiei evidenţei în aria de responsabilitate: numărul de bunuri; cantitatea şi calitatea inventarelor şi fişelor existente; numărul de fişe noi de elaborat, pe colecţii; numărul de fişe de refăcut, pe colecţii; numărul de fotografii existent şi necesar;
• Evaluarea priorităţilor: 1) bunurile susceptibile de clasare în tezaur; 2) bunurile în expunere permanentă; 3) bunurile din metale preţioase; 4) bunurile de valoare deosebită;
• Evaluarea resurselor umane şi materiale existente şi necesare: personal de specialitate şi de execuţie; formulare; echipamente şi programe; cataloage şi alte materiale de referinţă, aparate foto şi consumabilele aferente; spaţiu, resurse financiare şi altele;
• Stabilirea unui plan de acţiune cu obiective, norme, responsabili şi termene;
• Evaluarea periodică a stadiului de realizare a celor propuse;
• Şcolarizarea angajaţilor pentru specialităţi deficitare, necesare instituţiei;
• Publicarea rezultatelor sub formă de repertorii, cataloage, albume, baze de date on-line.

Pentru organizarea şi planificarea activităţii de evidenţă trebuie să fie avute în vedere următoarele etape şi activităţi:

• Analiză urgentă şi serioasă a situaţiei evidenţei bunurilor culturale mobile — cantitativ şi calitativ, la fiecare deţinător.
• Stabilirea unui plan de acţiune, precum şi alocarea prioritară a resurselor necesare pentru ca toate bunurile să fie înscrise corect şi complet în registrele inventar, să aibă fişe analitice de evidenţă şi imagini.
• Crearea unui compartiment de evidenţă (la muzeele mari) sau numirea unui responsabil cu evidenţa colecţiilor (la muzeele mici).
• Păstrarea documentaţiei de evidenţă într-un fişier, dotat cu mobilier adecvat (dulapuri metalice cu sertare sau compartimentări), asigurat împotriva furtului sau calamităţilor, cu facilităţi de consultare.
• Trimiterea de urgenţă a propunerilor de clasare la Direcţia Muzee, Colecţii, Arte Vizuale din Ministerul Culturii şi Cultelor, în cazul instituţiilor specializate.
• Trimiterea de urgenţă a propunerilor de clasare la Direcţia Judeţeană pentru Cultură, Culte şi Patrimoniu Cultural respectivă, în cazul instituţiilor nespecializate.
• Întocmirea rapidă de fişe analitice de evidenţă actualizate şi realizarea de fotografii pentru toate bunurile aflate în expunere permanentă sau temporară.
• Întocmirea cu prioritate a fişelor analitice de evidenţă actualizate şi realizarea de fotografii pentru toate bunurile susceptibile de clasare.
• Verificarea şi actualizarea fişelor existente, refacerea celor necorespunzătoare.
• Expertizarea/determinarea pieselor neexpertizate, neidentificate sau nedeterminate (autenticitate, atribuire, datare, metal preţios etc.), inclusiv prin colaborări externe.
• Informatizarea evidenţei patrimoniului, prin introducerea pe calculator a fişelor analitice de evidenţă completate şi actualizate în baze de date (programul DOCPAT).
• Crearea arhivelor digitale de imagini ale bunurilor de patrimoniu, prin scanarea fotografiilor sau fotografiere digitală.
• Arhivarea digitală a arhivelor istorice de texte şi imagini, prin scanarea acestora sau fotografiere digitală.
• Depunerea copiilor pe suport electronic, însoţite de documentaţia adecvată, a datelor de patrimoniu la Arhiva naţională digitală a patrimoniului de la CIMEC - Institutul de Memorie Culturală.
Irina Oberländer-Târnoveanu (CIMEC - Institutul de Memorie Culturală, februarie 2003)